Kurumsal Süreç Yönetimi

Kurumsal Süreç Yönetimi Neden Gereklidir?

Hızla küreselleşen dünyada ekonomik dengeler baş döndürücü bir hızda değişmektedir. Artan rekabet, işletmelerde çağa ayak uydurarak yenilenme ihtiyacını doğurmaktadır. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişmeler de iş dünyasında yeni trendlerin ortaya çıkmasına vesile olmuştur. Böylesine dinamik bir yapıya sahip olan ve hızla değişen bir ortamda, kendisine has kültürleri bulunan aile işletmeleri de rekabete uyum sağlama sorunu yaşamışlardır. Bu bağlamda, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki ilerleme ve artan rekabet aile işletmelerinde bir dönüşüm gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. 

Aile işletmeleri üzerine yapılan araştırmalar, aile şirketlerinin devamlılıklarını uzun dönemler boyunca sürdüremediklerini, özellikle işletmenin bir sonraki kuşaklara devredilmesinde sorunlar yaşandığını göstermektedir. Bu tür işletmeler, genelde tüm dünyada ve özellikle de ülkemizde diğer işletmelere nazaran sahip oldukları karakteristik özelliklerinin bir sonucu olarak, birçok problemle mücadele etmek zorunladırlar. Bunun en büyük sebebinin aile işletmesinin kurumsallaşamaması olduğu gerçeğidir. Bununla birlikte aile işletmelerinde bu yönde bir dönüşümün önündeki en büyük engelin aile işletmelerinin sahiplerinden kaynaklandığı düşünülmektedir. Özellikle ülkemizdeki aile işletmelerinde geleneklere bağlılığı olan ataerkil bir aile yapısı bulunmaktadır. Kurumsal gelişim, yetki delegasyonunun üzerinde yoğunlaşan organizasyon yapısını öngörmektedir. Bu da aile işletmesi sahiplerinin kurumsallaşmaya bakışını olumsuz yönde etkilemektedir. Buna karşın, aile işletmesi sahipleri işletmelerinin kurumsallaşması gerektiğinin bilincindedirler.

 

Aile İşletmesi Nedir? Karakteristik Özellikleri Nelerdir?

Yapılan araştırmalar, dünyadaki işletmelerin %70 ila %90’ının kobi şeklinde adlandırılan küçük ve orta ölçekli işletmelerden oluştuğunu ortaya koymaktadır. Kobilerin ülke ekonomileri üzerine etkileri büyük ölçekli işletmelerden çok daha fazladır. Ülkemizde ise küçük ve orta ölçekli işletmelerin toplam işletmeler içerisindeki payı diğer ülke ortalamasının çok daha üzerindedir. Türkiye’deki işletmelerin yaklaşık %98’i küçük ve orta ölçekli işletmelerden oluşmaktadır. Bu işletmeler toplam istihdamın yaklaşık %78’lik, toplam katma değerin yaklaşık %65’lik, toplam yatırımların yaklaşık %50’lik ve toplam ihracatın yaklaşık %60’lık payını oluştururlar.  Dolayısıyla bu işletmeler ülkemiz için çok önemli bir yere sahiptir. Varlıklarını devam ettirmeleri için desteklenmeleri ülke ekonomisi için hayati öneme sahiptir.

Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin tanımı ve nitelikleri ile ilgili yönetmelik 4 Kasım 2012 tarihli resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu yönetmelik ile KOBİ tanımının kriterlerinden “Yıllık net satış hasılatı” ve “Mali bilanço” üst limiti 25 milyon TL’den 40 milyon TL’ye yükseltilmiş ve yıllık çalışan personel sayısı üst limiti 250 çalışan olarak korunmuştur. Ayrıca yapılan düzenleme ile mikro, küçük ve orta büyüklükteki ekonomik birim ve girişimlerin tanımları da revize edilmiştir. Bu tanımlar şöyledir:

Mikro İşletme: 10 kişiden az yıllık çalışan istihdam eden ve yıllık net satış hâsılatı veya mali bilançodan herhangi biri 1 milyon TL’yi aşmayan işletmelerdir.

Küçük İşletme: 50 kişiden az yıllık çalışan istihdam eden ve yıllık satış hâsılatı veya mali bilançosundan herhangi biri 8 milyon TL’yi aşmayan işletmelerdir. 

Orta Büyüklükteki İşletme: 250 çalışandan az istihdam rakamı ve yıllık satış hasılatı veya mali bilançosundan herhangi biri 25 milyon TL’yi aşmayan işletmelerdir.

Bir işletmenin tek başına veya bağlı işletmeleriyle birlikte dominant etki yaratmayacak şekilde, başka bir işletmenin oy hakları veya sermayesinin %25 ve fazlasına ve %50’si ve daha azına sahip olması ya da kendisinin oy hakları veya sermayesinin %25 ve fazlasına ve %50’si ve daha azına başka bir işletmenin dominant bir etki yaratmayacak şekilde sahip olması durumunda bunlar ortak işletme sayılmaktadır.

Aile İşletmesi kavramı da kobi kavramından bağımsız düşünülemez. Çünkü kobileri oluşturan işletmelerin çok büyük bir kısmı aile işletmesi şeklinde örgütlenmiştir. Türkiye İstatistik Kurumu verilerine göre ülkemizdeki kobilerin yaklaşık %95’i aile işletmesidir. Aynı kan bağı olan bireylerin bir araya gelerek belirli bir fikir etrafında birleşmesi ve bu doğrultuda çalışması bu işletmelerin doğmasına vesile olur. Buradaki temel felsefe bu işletmeleri kurmak, büyütmek, devamını sağlamak ve diğer kuşaklara aktarmaktır.

Aile işletmelerinde kurucu irade, girişimci ruhu ön plana çıkartır. Genellikle girişim ailenin en büyük ferdi tarafından yapılmaktadır. Her aile işletmesini kuran bir aile büyüğü mevcuttur. Bu kişi işletmenin yansımasıdır. Belirli bir ölçeğin üzerine çıkan işletmeler genellikle bu kişinin adı ile bilinirler.

Aile işletmesi denildiğinde, genel olarak akrabalık bağı olan bireylerin kar etmek amacıyla kurdukları örgütsel yapılar anlaşılmaktadır. Günümüzde çok sık dilimize pelesenk olan bu kavram değişik şekillerde tanımlanabilmektedir. Tek bir şahsın sahip olduğu işletmeler ise Patron Şirketi olarak anılmaktadır. Patron şirketi olarak adlandırılan işletmeler, ancak ikinci kuşağa geçince aile işletmesi olarak adlandırılmaktadır.

Aile işletmesi kavramındaki temel ayrım noktası, çoğunluk hissesine sahip olmaktan ziyade, yönetim fonksiyonlarının yürütülme biçimi ile bu konudaki yetkilerin aile bireylerinde toplanıp toplanmadığıdır. Bu anlamda aile şirketi tanımlamasında ana kriter, ailenin yönetim faaliyetlerine ne ölçüde müdahale ettiği ve bu faaliyetlerde ne ölçüde yer aldığıdır .

Bu doğrultuda aile işletmesi, en az iki aile mensubunun işletmede çalıştığı, bunlardan en az birisinin işletmeyi idare ettiği, işletmenin kurulmasındaki esas amacın ailenin geçiminin sağlanması olduğu, işletme idaresinin önemli bir kısmında aile üyelerinin yer aldığı veya kararların alınmasında büyük ölçüde aile üyelerinin etkili olduğu işletmeler olarak tanımlanabilir. Aile işletmesinin özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

  • Aile işletmelerinin genellikle başlangıçta bir kurucusu vardır.
  • İşletmenin ismi, ailenin ismi ile anılır.
  • Aile prestiji oldukça önemlidir. İşletmenin politikası, aile menfaatleri ile sınırlıdır.
  • Stratejik planlama yapılmaz. Genellikle kararlar kısa vadelidir ve aile tarafından belirlenir.
  • Yönetim sadece aile mensuplarından oluşur. Kan bağı önemlidir.
  • Genellikle, aileden en az iki nesil işletme yönetimi ile ilgilenir
  • Aile bireylerinin işletmedeki görevleri, aile içerisindeki durumlarını da etkileyebilir.
  • Ailenin mevcut normları, aile işletmelerinin büyük bir çoğunluğunda kullanılır.
  • Kapalılık ve gizlilik hakimdir. Genellikle şeffaf bir yönetim anlayışı yoktur.
  • Kurucu ile tepe yönetici çoğunlukla aynı kişidir.
  • Roller ve beklentiler iç içedir.
  • Duygusallık ve mantık çoğu zaman çatışır.
  • Doğal organizasyon yapısı mevcuttur. Organizasyon kişisel ilişkiler ile belirlenir ve yazılı değildir. Aile yapısındaki değişimler işletmenin organizasyonun yapısında değişikler meydana getirir.
  • Profesyonel çalışma, ancak işin hacminin büyüklüğü ölçüsünde gündeme gelir. Genellikle formel bir bütçe yapılmamaktadır.
  • Çalışmalarda, aile üyeleri diğer çalışanlar ile eşit tutulmaz. Aile mensuplarına ödül ve ceza uygulaması yoktur.
  • Rakiplerle kişisel rekabet ön plandadır. Profesyonel bir rekabet içine girilmez.
  • Çalışanlar, profesyonel olarak görülmez. Çalışanın gelişimlerinin desteklenmesi sınırlıdır.
  • Genellikle ataerkil bir yönetim anlayışı hakimdir
  • Aile üyelerinin istihdamında yaş ve cinsiyet oldukça önemlidir.
  • İşgücü devir oranı çok yüksektir.
  • İşletme kültürünü, aileyi oluşturan bireylerin duygu ve düşünceleriyle, sahip oldukları değer yargılarının ve genel kültürlerinin bir yansıması oluşturur.

 

Aile İşletmesinin Güçlü ve Zayıf Yanları Nelerdir?

  • Aile işletmelerini diğer işletmelerden ayıran temel özellikler bir önceki konumuzda açıklamıştır. Aile işletmelerinin diğer işletmelere göre güçlü ve zayıf yönleri bulunmaktadır. Bu yönler işletmeden işletmeye değişebilmekle birlikte genel hatları ile belirlenebilir.
  • Aile işletmelerinin güçlü yönleri genel olarak şu şekilde sıralanabilir:
  • Aile işletmelerinin yönetimi, kan bağı olan bireylerden oluştuğundan, yönetimsel kararlarda ailenin çıkarları gözetilir. Her ne kadar bu husus olumsuz gibi görünse de işletme ve aile bir bütün olduğundan daha rasyonel kararlar alınabilir. Bu husus aynı zamanda faaliyetlerde daha serbest davranılması sonucunu da doğurmaktadır.
  • Aile işletmesinde, bir işletme ortağının işletmeyi tamamen ele geçirme içgüdüsü diğer işletmelere göre daha zayıftır. Yaş hiyerarşisine önem veren ailelerde bu risk yok denilecek kadar azdır.
  • Her aile işletmesi kendisine has bir kültüre sahiptir. Aile kültürü ile özdeşleşen bu işletme kültürü işletmeyi kendine has bir dokuya kavuşturur. Kendine özgüdür ve kopya değildir.
  • Aile işletmelerinde, finansal darboğazda bir kenetlenme ve ortak hareket etme dürtüsü bulunur. Bu da işletmenin kolay dağılmasını engeller.
  • Aile işletmelerinin yönetimi kan bağı olan bireylerden oluştuğundan güçlü bir aidiyet duygusu bulunmaktadır. Bu his işletmede çalışma azmini artıracak ve yaşam süresini uzatacaktır.
  • Aile işletmesinde, işletmenin kurucuları da genellikle aile mensuplarıdır. Bu da yönetim hafızasının ve iş kabiliyetinin yüksek olmasına vesile olur.
  • Aile işletmelerinde yönetimsel kararlar genellikle kurumsal olmayan yöntemlerle alınır. Bu da hızlı karar alınması ve bürokrasiden dolayı iş aksamalarının olmaması sonucunu doğurur.
  • Aile işletmesi çalışanlarının aile üyeleri ile ilişkileri genellikle kuvvetlidir. Aile ile ilişkileri iyi olmayan işletme çalışanlarının işletmede uzun vadeli çalışma imkanı bulunmamaktadır. Bu sebeple aile işletmesinde çalışanların işletmeye aidiyet duygusu kuvvetlidir. Bu da verimli çalışmayı arttırarak çalışan riskini azaltır.
  • Aile işletmelerinin zayıf yönleri genel hatları ile şu şekilde sıralanabilir:
  • Aile işletmelerinde, ailenin çıkarları işletme çıkarlarının önüne geçebilmektedir. Bu da işletme yönetiminde verimlilik ve etkinliği azaltmaktadır.
  • Aile bireyleri arasındaki kişisel çatışmalar işletme yönetiminde büyük sorunlara neden olabilmektedir. Çatışmaların şiddeti ile doğru orantılı olarak işletmenin bölünmesine kadar varacak sorunlar ile karşılaşılabilmektedir.
  • Aile işletmelerinde, yönetim kararlarının prosedürlere bağlı olmaması ve hızlı karar alınması muhtemeldir. Gerekli analizler yapılmadan bu şekilde verilen kararlar tehlikeli sonuçlar doğurabilecektir.
  • Aile işletmeleri genellikle ailenin en büyük ferdi tarafından yönetilmektedir. Otokratik kuralların hakim olduğu bu tür işletmelerde katılımcıların olmadığı yönetim tarzı benimsenir. Bunun yanında kuşaklar arası geçişte yönetim çatışmaları da mevcuttur.
  • Aile işletmeleri sermaye piyasası araçlarından yararlanamazlar. Sermaye piyasası araçlarından faydalanabilmek için kurumsal bir kimlik tanımlamasının yapılması gerekmektedir.
  • Aile işletmesi organizasyonunda iş bölümü ve uzmanlaşma bulunmamaktadır. Her bir çalışan her türlü işi yapmaktadır. Görev tanımları oluşturulmadığı ve iş dağılımları yapılmadığından işletmenin çalışanlar açısından cazibesi bulunmamakta, işletme açısından da uzman çalışan istihdamı yapılamamaktadır.
  • Aile işletmesinde etkin bir ücret ve kar dağıtımı bulunmamaktadır. Bu durum da mikro düzeyde işletme içinde dengeleri, makro düzeyde de toplum içinde sosyal adaleti bozar.
  • Aile işletmelerinde değişime karşı direnç bulunmaktadır. Günümüzün artan rekabet koşullarında sürekli değişim ve gelişim işletmeler için bir gerekliliktir.
  • Aile işletmelerinde şeffaflık bulunmamaktadır. Gizliliğin esas olduğu bu tür işletmeler kapalı yönetim şekli uygularlar.
  • Aile işletmelerinde mali sistem bulunmadığından ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve mevzuat hükümlerine aykırılıklar da bulunabilmektedir. Özellikle ülkemizdeki aile işletmelerinin birçoğunun mali tabloları gerçeği yansıtmamaktadır. Bu da ciddi bir risk teşkil etmektedir. Bu durum aynı zamanda finansal zorlukları da beraberinde getirmektedir.

 

Kurumsallaşma Nedir?

Kurumsallaşma, değişik yaklaşımlarla birlikte ele alınması gereken bir kavramdır. Ortak bir bakış açısı geliştirmek için bu kavramı değişik boyutları ile ele almak gerekmektedir.  

Kurumsallaşma bir nevi çevresel uyumu gerektirir. Çevresel uyum açısından kurumsallaşma, çevresel değişimlerle birlikte organizasyona ait değişmenin ve bu değişimle doğru orantılı olarak standartların sağlanması şeklinde ifade edilebilir. 

Bir başka bakış açısıyla da kurumsallaşma, örgütün ayrı bir kimlik kazanması, ihtiyaçların neticesi olarak, duyarlı ve esnek bir organizma haline gelme süreci şeklinde tanımlanabilir. Bu yaklaşımla, işletme diğer işletmelerden farklı bir kimliğe bürünür ve işletmenin sosyal ihtiyaçlarına dair uyumuna ağırlık verilir. Bir başka ifadeyle, organizasyonun kişilerden bağımsız olarak standartlara, prosedürlere sahip olması, değişen çevre koşullarını takip edecek sistemleri kurması ve gelişmelere uygun olarak organizasyonel yapısını oluşturması; kendisine özgü iletişim ve iş yapma yöntemlerini "kültür" haline getirmesi ve böylece diğer işletmelerden farklı ve ayırt edici bir kimliğe bürünmesi sürecidir. 

Süreçler ön planda tutularak örgütün sosyal yapısı açısından ele alındığında, kurumsallaşma;, bir işletmenin fonksiyonlarını yerine getirme biçimini anlatan, birlikte örgütlenen ve uyumlu bir bütünlük oluşturan düşünceler, davranışlar, kalıplar ve değer yargılarıyla, bunları görünür bir biçime sokan araç ve gereçler, bayraklar, rozetler ve renkler gibi simgelerden oluşan bir bütün şeklinde tanımlanabilir.

 

Aile İşletmeleri İçin Kurumsallaşma Neden Önemlidir?

İşletmelerin kuruluş aşamasında iş akışları nispeten kolay ve doğaçlama yöntemlerle yapılmaktadır. Satın alma, pazarlama, müşteri ilişkileri yönetimi, muhasebe, finans, denetim gibi tüm süreçler işletme sahiplerince yürütülürken belirli bir büyüklüğe ulaşılınca altından kalkılamaz bir hale gelinir. Yönetim ve denetimde profesyonel anlamda destek alma ihtiyacı ortaya çıkar. Bu hissiyatın oluştuğu an kurumsallaşma sürecinin doğduğu aşamaya gelindiğinin göstergesidir. Bunun yanında yirmi birinci yüzyılda yüksek rekabet ortamında işletmelerin ayakta kalması çevre koşullarına duyarlı olmasına, değişen çevre şartlarına uyumlu bilgi ve tecrübeye sahip olunmasına bağlıdır. Bilgi günümüzde en önemli yatırım haline gelmiştir. Doğruya evrilerek yenilenme ve değişim ile gelişim gösterme kaçınılmaz bir hal almıştır. Dönüşüm ile sürekli gelişim döngüsünü kabul etmeyen ve yeniliğe kapalı işletmelerin ömürlerini devam ettirme şansı bulunmamaktadır.

Birçok işletme kurumsallaşma ihtiyacının hasıl olduğundan habersizdir. Kendine aşırı güven ve profesyonellere olan güvensizlik kurumsallaşma sürecine başlanmasına engel olur. Kurumsallaşma ihtiyacını hisseden ve sürece başlayan işletmelerin kabul etmesi gereken en önemli husus bu sürecin kısa süreli olmadığı ve sabır gerektirdiği gerçeğidir. İşletmenin yaşam evresinin tamamında devam ettirilmesi gereken ve sürekli kendini yenilemeyi gerektiren uzun vadeli bir süreçtir.

Aile işletmeleri yalnızca ülkemizde değil tüm dünyada ekonominin en önemli oyuncusudur. Dünyada aktif büyüklüğü ilk 10 şirketin 7’si aile şirketi şeklinde örgütlenmiştir. Buna karşın aile şirketi olarak kurulan işletmelerin ömrü çok uzun değildir. Dünyada aile işletmelerinin ortalama ömrü 24 yıl iken ülkemizde henüz 12 yıla ulaşabilmiştir. Ülkemizde her 10 aile şirketinden yalnızca 3 adedi ikinci kuşağa aktarılabilmektedir. Her 100 aile şirketinden de 3 adedi üçüncü kuşağa aktarılmaktadır.  Bu sebeple aile şirketleri için kurumsallaşma oldukça kaçınılmaz bir hal almaktadır.

Kurumsallaşma sürecinde epey bir mesafe kaydeden bir aile işletmesi;

  • Çevresel değişimlere uyum sağlayan bir organizma haline gelir.
  • Dinamizm kazanır.
  • Yaratıcı bir yönetim anlayışı geliştirir.
  • İtibarını artırır.
  • Kalite standartlarını oluşturur.
  • Kurum kültürünü yaratır.
  • Piyasada güvenini artırır.
  • Yönetimde profesyonelleşir.

Bir aile işletmesinin kurumsallaşması sayılan bu hususlar açısından oldukça önemlidir. Bunun yanında, kurumsallaşma önceden tahmin edilen veya önceden tahmin edilemeyen birçok yararlı sonuç da doğuracaktır.

 

Kurumsallaşmanın Getirdiği Yararlar Nelerdir?

Kurumsallaşma çalışmaları, işletmelerin kalıcı, sürdürülebilir, şeffaf, adil ve etkin bir yapıya bürünmesini sağlar. Kurumsal işletmeler doğru bir temele oturur ve kamusal yükümlülüklerini şeffaf bir şekilde yerine getirirler.

Yazılı süreçlerin yönettiği işletmelerde adil bir yönetim şekillenir. Kalıcılık sağlanır ve katılımcı, şeffaf bir yönetim şekli ortaya çıkar. Kuralların, bilginin, aklın, ahlakın ve somut verilerin hakim olduğu ortamlarda haklılar güçlü olur; böylece düşünen, üreten, performansı yüksek, nitelikli ve ahlaklı kişiler takdir görür, ödüllendirilir ve tercih edilir.

Kurumsal zihniyetten yoksun işletmelerde soyutluk, subjektiflik ve duygusallık vardır. İş akışları doğaçlama yapılır. Karar mekanizması zayıftır ve yanlışa meyillidir.

İşletmelerde kurumsallaşma çalışmaları; işletme açısından;

  • İşletmenin ömrünün uzatılması ve sürekliliğinin sağlanması,
  • İşletmenin daha kolay yönetilmesi ve istikrarlı bir büyümenin sağlanması,
  • Kuşaklar arası geçişin kolaylıkla sağlanması,
  • İşletmenin nitelikli insan kaynağı için cazip hale gelmesi ve performansının artması,
  • İşletmede güven ve dayanışmanın artması ve sürekli hale getirilmesi

sonuçlarını doğurur.

İşletmelerde kurumsallaşma çalışmaları; kamu açısından,

  • Gelir dağılımda adalet,
  • Toplumsal iş ahlakının yerleşmesi,
  • Toplam kalite ve etkinliğin artması,
  • Toplumsal refahın artması,
  • Tüm paydaşlar arasında adalet ve dengenin sağlanması,
  • Şeffaf bir yönetim anlayışı ile tüm paydaşların etkin iletişiminin sağlanması,
  • Uluslararası rekabet gücünün artması

 sonuçlarını doğurur.