Reorganizasyon

Organizasyon Nasıl Şekillendirilmelidir?

Ülkemizdeki işletmelerin ezici bir çoğunluğunda her bir çalışan her işi yapmaktadır. Uzmanlaşma ve görev dağılımı yoktur ve görev tanımlamaları yapılmamıştır. Departmanlar oluşturulmamış ve organizasyon profesyonel bir anlayışla şekillendirilmemiştir. Kurumsallaşma sürecindeki işletmede en önemli adımlardan birisi organizasyonun yapılandırılması, iş ve görev tanımlarının oluşturulmasıdır.

Organizasyonun yeniden yapılandırılma sürecinde klasik yaklaşımın önermeleri de göz önünde bulundurularak durumsallık / koşul bağlılık yaklaşımının benimsenmesi, bunun yanında çağdaş organizasyon yaklaşımı ile harmanlanarak bir organizasyon oluşturulması yoluna gidilmesi etkinliği artıracaktır.

Organizasyon yapısı tasarlanırken tüm bileşenlerin birlikte değerlendirilmesi gerekmektedir.

Örgütlenme kaynaklı sorunları ortadan kaldıracak çözümler aranmalıdır. Şekil olarak tanımlamanın ötesinde işleyişteki unsurları netleştirmek kritiktir. Organizasyon yapılandırması çalışmalarında iç/dış görüşmeler yapılmalı ve işletme verileri incelenmelidir. Sektörel inceleme ile işletme stratejilerinin organizasyona yansımaları tanımlanmalıdır. Yapının şema olarak tasarlanması yeterli değildir. Yapının işleyişi tanımlar ve sistematik bakışla kurgulansa da hayata geçirecek olan çalışanlardır. Dolayısıyla yapının temel prensiplerinin işletmede iyi anlaşılması etkinliği artırır. Yeni yapının asıl amacı kurumsallaşmayı kolaylaştırmak ve işletmeyi geleceğe hazırlamaktır

Organizasyonun yeniden yapılandırmasında;

  • İşletme ilkeleri,
  • Stratejik planlar,
  • Yönetim yaklaşımları,
  • İşletmenin çalışan sayısı,
  • İşletmenin mevcut organizasyonunun tarihsel gelişimi ve hangi şekilde konumlandırıldığı,
  • İşletme çalışanlarının uzmanlık alanları, nitelikleri,
  • İşletmenin faaliyet gösterdiği sektör(ler),
  • Benzer işletmeler ve rakiplerin organizasyon yapıları,
  • Sektör(ler)de faaliyet gösteren kurumsal yapılardaki organizasyonlar vb.

kıstas alınmalıdır. Ayrıca işletme içinde konumlandırılmış olan, ancak dış kaynaklardan daha verimli ve etkin bir şekilde sübvanse edilebilecek pozisyonlar için çağdaş yaklaşımların desteklediği dış kaynaklardan yararlanma yoluna gidilebilir. Buna paralel olarak, günümüzde yaşanan yoğun rekabet yönetim ve organizasyon faktörlerinin geliştirilmesinin taşıdığı önemi ortaya koymuştur. Yeni organizasyon yapıları özellikle üç kavram üzerinde yoğunlaşmıştır:

  • Bütünleşik çalışma alanı, kendini yöneten takımlar ve çalışanlara yetki aktarımı,
  • Fonksiyonel bölümlerde uygulanan yeni süreçler,
  • Bilgi teknolojilerindeki gelişim ile sürekli değişen örgütler.

Buna kavramlara paralel olarak organizasyon yapıları şu şekillerde oluşturulmaktadır:

Aklı Yoğun Organizasyonlar:

Aklı yoğun organizasyonlar, bilgi aktarımını ön planda tutarlar. Projelerde bütünleşmek esastır. Merkez çalışma grubu arasından oluşturulurlar. Bu organizasyonlar, “öğrenen organizasyonlar” adı verilen yapıları da kapsamakta ve çalışanlarının sürekli öğrenmesi ve kendini geliştirmesi yaklaşımını benimsemektedirler. Amaçlarını gerçekleştirmek için bilgi teknolojilerinden yararlanırlar. Bu örgütlerin prensipleri şunlardır:

  • Hiyerarşik bir yapısı yoktur.
  • Takımdaşlık esastır. Uzmanlık bilgisi paylaşılır.
  • Bilgiye kolay erişilir.
  • Örgütün holografik bir yapısı vardır.
  • Bütünleşme ve amaç birliğini sağlayan yöntemleri bulunur. Üyeler uzman ve alanında bilgi sahibidir.
  • Öğrenmek özendirilir, desteklenir ve ödüllendirilir.

Şebeke Organizasyonlar:

Şebeke organizasyonlar, bir mal veya hizmet üretmek için iki veya daha fazla işletmenin aralarında işbölümüne giderek uzun süreli işbirliğine yönelmelerinden ortaya çıkan organizasyon modelidir. Şebeke organizasyonun hiyerarşik yapısı zayıftır. İşbirliği önemlidir. İletişim doğrudan yapılmaktadır. Şebeke organizasyon şu katkıları sağlar:

  • Stratejik yönetimle yeniden yapılanmayı gerçekleştirir.
  • Kontrol yapısını yatay bir şekilde tasarlar.
  • Entegral iş sorumluluklarını delege eder.
  • Müşterileri ve tedarikçileri bir bütün olarak algılar.
  • Bilgi aktaran birimleri yönetim süreçleri üzerinde ağırlıklı bir yapıya kavuşturur.
  • Kırtasiyeciliği kaldırarak katılımcılığa ve girişimciliğe özendirir.

Öğrenen Örgütler:

Bu tip organizasyonlar bilgi elde etme, bilgiyi yayma ve paylaşma amacı güderler. Bilgi doğrudan tecrübeden, diğerlerinin tecrübelerinden veya örgütsel hafızadan elde edilebilir. Ancak, örgütsel öğrenme kişisel öğrenmeden bilginin yayılması ve bilginin ortak olarak kullanılması bakımından ayrılır. Öğrenen örgüt adı altında gelişen kavram ve uygulamalar büyük ölçüde bir bütün olarak işletmelerin rekabet güçlerini arttıracak tarzda bilgi yaratma ve kullanma yeteneklerinin geliştirilmesine yönelmiştir. 

Öğrenen organizasyonlarda işletmedeki konumu, mevki ya da hizmet süresi ne olursa olsun her birey öğrenme yoluyla sürekli olarak kendini geliştirir. Bilgi toplumuna geçilmesi bu modelin uygulama alanı bulmasında oldukça önemlidir. Belirsizlik ortamında işletmelerin elindeki bilgi en büyük silahtır. Öğrenen örgüt; işletmelerin, sürekli olarak yaşadıkları olaylardan çıkarabildikleri sonuçlar ile çevre şartlarına kendilerini uydurabilmeleri, çalışanlarını çevre şartlarına göre geliştirici bir sistem kurabilmeleri ve bu sistem sayesinde sürekli değişen ve kendini yenileyen dinamik bir örgüt olmasını ifade etmektedir.

Hızlı değişim ve süreklilik öğrenmenin de sürekli olmasını zorunlu hale getirir. Değişim öğrenmenin ardından gelir. Örgütsel öğrenme, temelde bir geri besleme sürecinin sonunda ortaya çıkar. Geri beslemenin ortaya çıkabilmesi ise, öncelikle bir eylemin yapılmasını ve bu eylemin sonucunun izlenmesini gerektirir.

Sanal Örgütler:

Sanal örgütü, coğrafi bölgelerdeki işletmelerin belirli ürünlerin üretilmesi amacıyla haberleşme teknolojisi yardımıyla birbirlerine bağlanan, uyumlu hale gelen ve sanki tek bir işletme varmış gibi çalışan bir örgüt olarak tanımlamak mümkündür. Sanal örgüt, çalışanların belli bir yerde toplanmadığı değişik mekanlardaki işletmelerin bir ürün veya hizmetin üretiminin belirli safhalarında yer aldığı, bilgisayar olanaklarıyla sürekli haberleşme içinde bulunan ve sanki tek bir örgüt gibi müşterilerine mal ve hizmet sunan bir örgüttür. 

Sanal örgütler coğrafi olarak dağınık görünüşlü uluslararası farklı birçok yasal varlığın bir araya gelmesinde oluşmuştur. Sanal iş örgütlerinde kişiler bazen farklı zamanlarda da çalışabilirler.

Sanal örgütün yapısal iki ana özelliği vardır:

  • Bütünü oluşturan operasyonların karşılıklı dayanışması,
  • Bunlar arasındaki sorumluluğun dağıtımıdır.

Birçok açıdan sanal örgüt, örgüt içi harici kontrol stratejilerinin uzantısıdır. Sanal örgütte önemli olan şirketlerin kendilerine en uygun alanlara yoğunlaşmalarına izin verilmesi ve diğer işleri dışarıdaki firmalarla anlaşmalar yoluyla yürütebilmesidir.

 

İş / Görev Tanımları Nasıl Oluşturulmalıdır?

İş / görev tanımı, en kısa ifadeyle çalışanlara işlerinin nerede bittiğini ve diğer çalışanın işinin nerede başladığını anlatan iletişim aracıdır. Bu dokümanlar, çalışana alacağı görevlerin departman ve şirket içinde nerede konumlandığını anlatır.  Organizasyonu şekillendirilen ve bu doğrultuda organizasyon şemaları oluşturulan kurumsallaşma sürecindeki işletmede tanımlanan her bir pozisyon için iş / görev tanımı oluşturulmalıdır.

İş / görev tanımları oluşturulması çalışmasında öncelikli olarak; oluşturulan organizasyona göre işlerin gözlem ve birebir görüşme yolu ile ayrıntılı biçimde incelenmesi ve analiz edilmesi, bu analizlere dayalı olarak iş gereklerini de içerecek biçimde ayrıntılı görev tanımlarının oluşturulması gerekmektedir. Bu çalışma, özellikle insan kaynakları yönetim sistemleri baz alınarak oluşturulmalıdır. İnsan kaynakları yönetim fonksiyonları kararlarında etkin olacaktır.  

İş / görev tanımında, işin / görevin mahiyeti işin / görevin özeti niteliğindedir. İşin / görevin tüm unsurlarını kapsayacak bir özet niteliğinde değerlendirilebilir. Hazırlanacak iş / görev tanımı bir veya iki sayfa olmalıdır. Uzun olan metinler inandırıcılığını yitirtir ve çalışanın işletmeye karşı güven duygusunu zedeler. Bu sebeple hazırlanacak metinler tüm işleri kapsamalı fakat mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Sonsuzluk tuzağına düşülmemelidir.

İş / görev tanımları hazırlarken yönetmeliklere, prosedürlere, protokollere, formlara ve diğer dokümanlara atıf maddesi mutlaka bulundurulmalıdır. İş / görev tanımının sonuna, genellikle  “Amirinin verdiği diğer görevleri de yerine getirir” maddesi eklenmektedir. Bu büyük bir hatadır ve çalışanı yaptığı işte geri beslemektedir. Bunun yerine objektif ve somut maddeler yazılması veya diğer dokümanlara atıf yapılması daha olumlu sonuçlar doğuracaktır. 

İş / görev tanımını hazırlarken, şekil olarak görevlerin maddeler halinde yazılması hem hazırlayan için zaman tasarrufu sağlayacak hem de okuyan için anlama sürecini optimize edecektir. Bu dokümanlar pozisyonun ne yapacağını belirtir. Nasıl yapılacağını değil. Bu sebeple ayrıntıya girmeden hazırlanması gerekmektedir.

Hazırlanan görev tanımları tüm çalışanlara tebliğ edilmeli ve imzalatılmalıdır. Islak imzalı tanımlar çalışanların özlük dosyasına konulmalıdır.