Kurumsal Anayasa

Kurumsal Anayasa Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

İşletmenin kurumsallaşması sürecinde yönetişimin temelini oluşturan, işletmeyi tanıtan, misyonu, vizyonu ve işletmenin temel değerlerini ortaya koyan, kurumsal kültürünü belirleyen, kalite, yönetim, müşteri ilişkileri, tedarikçi ilişkileri, insan kaynakları, mali işler, çalışma, iletişim ve gizlilik, toplumsal ve sosyal sorumluluk, öz denetim politikaları ile muhtemel çatışma alanlarını tanımlayan mutabakat metnidir.

Şirketin Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından onaylanarak imza edilen Kurumsal Anayasa, işletmenin tüm faaliyetlerinin omurgasını oluşturur. İşletmenin iş ve işlemlerinin tüm süreçleri Kurumsal Anayasa hükümleri doğrultusunda şekillendirilmelidir.

Kurumsal Anayasa’da yer alması gereken temel politika ve ilkeler aşağıda açıklanmıştır.

İşletmenin Vizyon, Misyon ve Değerleri Nasıl Belirlenir?

Vizyon ve misyon işletmenin amaçlarını ve konumlarını bildiren kısa paragraflardan oluşan bildirgelerdir. İşletme neden var olduğunu, hangi amaca hizmet ettiğini ve ileriye dönük amaçlarını vizyon ve misyon bildirgesi ile tanımlar. 

Misyon, işletmenin var oluş nedenini açıklayan kısa bildirge şeklinde tanımlanabilir. Misyon, hangi mal ve hizmet sektöründe faaliyet gösterdiği, temel hizmet ve ürün tercihlerinin neler olduğu, tüketici pazar ve ihtiyaçları, teknolojik gereksinimin veya tüm bu konuların birlikte ifadesidir. Vizyon ise işletmenin gelecekte hangi konumda olmak istediğini ortaya koyan bildirge olarak tanımlanabilir. İşletmenin hayal ettiği, odak noktasının ne olduğu, nereye varmak istediği vizyonu ile açıklanır.

Kurumsallaşma sürecinde, misyon ve vizyon belirlenmesi ve Kurumsal Anayasa’da bu vizyon ve misyona yer verilmesi gererkir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus, işletmenin misyonunun ve vizyonun işletmenin kuruluş felsefesiyle uyumlu olmasıdır.

İyi bir misyonun açıklanması için şu özelliklere sahip olması gerekir:

Piyasaya Yönelik Olmak: Misyon belirlemede, işletmenin çalışma alanı, teknoloji, müşteri grupları, piyasanın gerekleri veya bunların tümünün biliniyor olması gerekir.

Uygulanabilir Olmak: Kapasiteyi hesaplamadan, gelecekteki muhtemel konjonktürü öngörmeden, piyasa koşullarını göz önüne almadan ortaya konulan bir vizyon gerçeği yansıtmayacaktır.

Motive Edilmiş Olmak: Tüm işletme çalışanlarını kapsayan bir motivasyon oluşturacak bir misyon üstlenilmelidir. Çalışanların yaptıkları işte büyük rolleri olduğunu, kendilerinin hem maddi hem de manevi olarak destekleneceklerini bilmeleri çalışanları daha verimli çalışmaya teşvik edecektir.

Spesifik Olmak: İçerdiği temel politikalar nedeniyle misyon spesifik bir felsefeye oturtulmalıdır. Misyon ifadesindeki politika, işletme ve onunla bağlantılı tüm paydaşları, rakipleri ve piyasadaki diğer işletmeleri ifade eder.

İşletme Bütününü Kapsamak: Misyon kavramı normal olarak işletme bütünü tarafından oluşturularak benimsenmelidir. İşletmelerin en büyük yanılgısı, misyonun üst yönetim tarafından oluşturulması ve çalışanlara dayatılmasıdır.

İyi bir vizyon, Murgatroyd MORGAN’ın aşağıda açıklanan dokuz ilkesi ile açıklanabilir :

  1. Başarı İçin İddialı Olması: Organizasyonun vizyon bildirisi başarıya ulaşmak için iddialı olduğunu ortaya koymalıdır.
  2. Açık ve Anlaşılır Olması: Organizasyon vizyonu çeşitli yorumlara yol açmayacak ölçüde açık ve anlaşılır olmalıdır.
  3. Hatırlanabilir Olması: Organizasyon vizyonu çok uzun olmamalı ve kolayca hatırlanabilecek cümlelerden oluşmalıdır.
  4. Katılımcı Özellikli Olması: Organizasyon vizyonu organizasyon ile ilgili tüm kesimleri kapsayacak ifadelere yer vermeli ve özellikle çalışanların katılımını ve onlara yetki ve sorumluluk devrini içermelidir.
  5. Değerlere Önem Vermesi: Organizasyon vizyonu organizasyon değerlerinin önemini ortaya koymalıdır.
  6. Görsel Olması: Organizasyon vizyonunda görsel olarak yer alabilecek bir şekil ya da resim olmalıdır.
  7. Mobilize Etmesi: Organizasyon vizyonu organizasyon çalışanlarını ve diğer ilgili kesimleri mobilize edecek ifadeler içermelidir.
  8. Rehberlik Etmesi: Organizasyon vizyonu organizasyon içerisindeki faaliyetlerin daha iyi yapılması için rehberlik yapacak ifadeler içermelidir.
  9. Tüketici İhtiyaçları İle Alakalı Olması: Organizasyon vizyonunun amacı tüketicilerin faaliyet ve başarıları ile ilgili olmalıdır.

İşletmenin Kurum Kültürü Nasıl Belirlenir?

Misyon, vizyon ve değerlerin belirlenmesi akabinde işletme için bir kurum kültürü belirlenerek Kurumsal Anayasa içerisine ilave edilir. Kurum kültürü, işletmenin vizyon, misyon ve değerleri ile doğru orantılı olmalıdır. İşletmenin tüm çalışanlarının benimsediği kurumsal bir kurum kültürü şu fonksiyonları içermelidir:

  • Faaliyetlerde doğruluk, dürüstlük ve güvenilirlik,
  • Düşünce ve davranışlarda standart bir kalite,
  • Etkin yazılı ve sözlü bir iletişim,
  • Sürekli gelişme bazında iş süreçlerine ve bu doğrultuda sonuçlara odaklılık,
  • Nitelik ve liyakat gözetimi,
  • Kurumsal bağlılık,
  • Gelişime ve değişime açıklık,
  • Adil yetki dağılımı,
  • Çözüm odaklılık,
  • Çalışanların haklarına saygı, çalışanlar arasında adil olma,
  • Kurum çıkarlarının gözetimi,
  • Çevreye saygı,
  • Disiplinli çalışma ve davranma.

İşletmenin Kalite Politikası Nasıl Belirlenir?

İşletmenin belirlenen vizyonu ve misyonu doğrultusunda uluslararası kalite standartları ile uyumlu bir kalite politikası belirlenir. Faaliyet gösterilen sektör / sektörler bu politikanın belirlenmesinde önem arz eder.

Kalite politikası oluşturulurken;

  • Müşteri ve tedarikçi zinciri,
  • Çalışan profili,
  • Her kademedeki yönetici profili,
  • Faaliyet sektörü,
  • Rakipler,
  • Piyasa,
  • Çevre

faktörleri göz önünde bulundurulmalıdır.

Kalite, sistematik ve sürekli bir çalışma ile sağlanabilir. Bu bağlamda, sürekli iyileştirmeye ve geliştirmeye yönelik faaliyette bulunulmalıdır. Nitelikli insan kaynağı ve eğitim ile insana yapılan yatırım kalite yönetimi ve sürdürülebilirliğinde en önemli unsurdur. Ayrıca, çağdaş yönetim ilkeleri, yasal standartlar ve uluslararası kalite standartlarını uygulamak suretiyle kalite bilinci kurumsal hale getirebilirler.

İşletmenin Yönetim Politikası Nasıl Belirlenir? 

Kurumsallaşma sürecindeki işletmede,  yöneten ve yönlendiren, hareket kabiliyeti sağlayan, ast-üst ilişkisi çerçevesinde farklı kademe ve departmanları eş güdüm ve koordinasyonla birleştiren, planlar ve programlar çerçevesinde işleyişini sağlayan profesyonel yönetim anlayışı oluşturulmalıdır. Uluslararası kurumsal yönetim yaklaşımlarında olmazsa olmaz olarak kabul edilen eşitlik, şeffaflık, hesap verebilirlik ve sorumluluk ilkeleri yönetim politikasında esas alınmalıdır.

Eşitlik İlkesi: Tüm paydaşlara karşı eşit davranılması ve olası çıkar çatışmalarının önüne geçilmesini ifade eder.

Şeffaflık İlkesi: Ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç finansal ve/veya finansal olmayan bilgilerin, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, yorumlanabilir, kolay erişilebilir bir şekilde paydaşlarımızla paylaşılmasını ifade eder.

Hesap Verilebilirlik İlkesi: Yönetimin iç ve dış mevzuat hükümleri doğrultusunda yetki verilenlere hesap verebilmesini ifade eder.

Sorumluluk İlkesi: Yönetim Kurulu Üyeleri ve işletmenin üçüncü şahıslara karşı yaptığı faaliyetlerden sorumlu olan yöneticilerin işletme adına yaptığı tüm faaliyetlerin yasal mevzuata, esas sözleşmeye ve kurum içi prosedür ve talimatlara uygunluğunu ve bunun denetime açıklığını ifade eder.

Bu doğrultuda hatasız ve hızlı sonuçlara ulaşılması için kademe ve bölümler arasında bilgi alışverişi doğrudan yapılmalıdır. Böylece Karşılaşılan sorunlar karşısında hızlı ve etkin sonuç alınır.

Emir-komuta zincirinde hiyerarşiyi takip esastır. Kararların çabuk verilmesi ancak hataların en aza indirgenmesi şarttır. Bunun için;

  • Faaliyetler, planlar ve programlar çerçevesinde yürütülmelidir.
  • Yöneticiler arasındaki görüş farklılıklarının faaliyetleri olumsuz etkilememesi için görüş alınmalı, çözülemezse bir üst amire götürülmelidir.
  • Her bir yönetici, her çalışanın bir amiri olduğu prensibine uygun hareket ederek kendi astlarının dışındaki çalışanlarla konumuna uygun olarak iletişime geçmeli, kendisine bağlı olmayan çalışanlara doğrudan iş emri vermemelidir.
  • Yetki ve sorumluluklar dengesi gözetilmelidir. Sorumluluğu üstlenmek kaydıyla yöneticiler yetki devri yapabilmelidir.
  • Aksamalarda işi talep eden kişinin zamanında sözlü; gerekli ve önemli durumlarda ise yazılı olarak bilgilendirilmesi sağlanmalıdır.
  • Kayıt ve dokümantasyona gerekli önem verilmelidir.
  • Tüm çalışmalarda çalışanların yaptıkları işlere bilinç katarak hareket etmeleri ve çözüm getirici bir yaklaşımı benimsemeleri sağlanmalıdır.
  • Her çalışan, görev tanımında yer almasa dahi geliştirme fırsatı gördüğü alanlarda diğer çalışma arkadaşlarına ve departmanlara öneri getirebilmeli,  yardımcı olmaya ve gerektiğinde sorumluluk üstlenmeye hazır olmalıdır.
  • Eleştiriye açık olunabilmelidir.
  • İş disiplinine uygun hareket edilerek çalışma saatlerine uyum sağlanmalıdır.
  • Kurum imajı açısından kılık kıyafete önem verilmelidir.

İşletmenin Müşteri İlişkileri Politikası Nasıl Belirlenir?

Çağdaş yönetim anlayışında, işletmelerde müşteri odaklılık ön plandadır. Kurumsal Anayasa oluşturulurken müşteri ilişkileri politikası detaylı bir şekilde dizayn edilmelidir. Müşteri politikaları genel olarak şu unsurları içermelidir: 

  • Tüm müşterilere işletmenin birer üyesi oldukları hissettirilmelidir. İletişimde sürekli olarak bu bağ vurgulanmalıdır.
  • Müşterilerle ilişkilerde her zaman her iki tarafın da uzun vadeli kazanacağı kazan – kazan anlayışı esas alınmalıdır. Ticari sır kapsamında müşterilerle ilgili bilgilerin gizliliğine özen gösterilmelidir.
  • İşletme ile müşteriler arasında haksız menfaatten uzak iyi ilişkiler kurulması ve taraflar arasında yapılan anlaşma koşullarına uyum sağlanması için işletme tarafından önlemler alınmalıdır.
  • Tüm müşteriler ile periyodik olarak çeşitli kanallardan iletişim kurulmalı, söz konusu iletişim altyapısını sorunsuz olarak işletebilecek müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) altyapısı oluşturulmalı ve sürekli olarak güncel tutulmalıdır.
  • İşletmenin satış ve karlılık hedeflerini karşılamayan müşteri taleplerine direkt olumsuz cevap verilmemeli, şeffaf şekilde açıklama yapılmalı ve müşteriler yapıcı bir şekilde yönlendirilmelidir.
  • Yeni müşteri ziyaretlerinde müşteri hakkında halka açık kaynaklardan mümkün olduğunca detaylı araştırma yapılmalı, müşterinin muhtemel ihtiyaçları analiz edilmeli ve ziyarete o şekilde gidilmelidir.
  • Müşterinin, satın aldığı ürün ve/veya hizmete ilişkin talepleri süratle karşılanmalı ve gecikmeler hakkında süre bitimi beklenmeksizin müşteriler bilgilendirilmelidir.
  • Fiyatların artması durumunda artışın gerekçeleri müşteriye açık bir şekilde belirtilmelidir.
  • Müşterilere yönelik olarak belli periyotlarda ziyaretler gerçekleştirilmeli, kurumsal ilişkiler korunmalı ve geliştirilmelidir. Bu ziyaretlerde işletme hakkında güncel bilgiler paylaşılmalı, cari hesap takip edilmeli, satış arttırıcı faaliyetler uygulanmalı ve geri bildirimler alınmalıdır.
  • Mevcut müşterilere yönelik hatır sorma / hatırlatma ziyaretleri dışında planlı olmayan ve teyidi alınmamış anlık ziyaretler gerçekleştirilmemelidir.
  • Gelişimlerine katkı sağlayacak çözümler uygun bir biçimde müşterilerle paylaşılmalıdır.
  • Müşterilerin ürünler ve hizmetlere ilişkin tüm sözlü veya yazılı geri bildirimleri (öneri, eleştiri ve şikayet) sistematik olarak sınıflandırılarak kayıt altına alınmalı ve her bir geri bildirim özenle değerlendirilmelidir. Geri bildirimleri hakkındaki değerlendirmeler ve sonuçlar uygun yollarla ve açık bir şekilde iletilmelidir.
  • İş ahlakı ve kanunlara aykırı davranan müşteriler öncelikle uyarılmalı, durumun değişmemesi halinde ilişik kesilmelidir.

İşletmenin Tedarikçi İlişkileri ve Lojistik Politikası Nasıl Belirlenir?

İşletmenin tedarikçi ilişkilerine ve lojistik süreçlerine ilişkin geliştirilecek politikalar kurumsallaşmanın en önemli mihenk taşlarından birisidir. Kar marjlarının azaldığı ve yoğun rekabetin yaşandığı günümüzde tedarik ve lojistik yönetimi oldukça önemli bir duruma gelmiştir. Kurumsal Anayasa oluşturulurken tedarikçi ilişkileri ve lojistik politikası etkin bir şekilde dizayn edilmelidir. Tedarikçi ilişkileri ve lojistik politikası genel olarak şu unsurları içermelidir: 

  • Tedarikçilerle ilişkilerde her zaman, her iki tarafın da uzun vadeli kazanacağı kazan - kazan anlayışı esas alınmalıdır.
  • Ticari sır kapsamında tedarikçilerle ilgili bilgilerin gizliliğine özen gösterilmelidir.
  • Satın alma süreçlerinde en kaliteli ve ekonomik sonucu elde etmek açısından işletmenin menfaatlerine en uygun olan yöntem (uzun dönemli sözleşmeler, çoklu teklif alınması, ihale vb.) belirlenerek uygulanmalıdır. Yoğun rekabetin yaşandığı ve olumsuz konjonktürel etkilerin hissedildiği dönemlerde yapılan uzun dönemli sözleşmelerin işletmeye zarar vermemesine dikkat edilmelidir.
  • Mal ve hizmetlerde kalite standartlarına uyulmalıdır ve standardın korunmasına özen gösterilmelidir. Bu amaçla kaliteye ilişkin belirli bir garanti sağlanmalı, standardın altında  kalan  mal  ve  hizmetler telafi ve tazmin edilmelidir.
  • Departmanlar taleplerini işletmeye katma değer sağlayacak şekilde oluşturmalı ve işletmeye katma değer sağlamayacak satın almalardan kaçınılmalıdır. Bu doğrultuda taleplerini, yanlış satın almaya mahal bırakmayacak şekilde ve detayda oluşturmalıdır.
  • İhtiyaç olduğu belirlenen materyalin öncelikle depo veya diğer birimlerde bulunup bulunmadığı kontrol edilerek gereksiz satın almalardan kaçınılmalıdır.
  • Satın alma araştırmalarında aynı işi gören, daha ucuz ve fonksiyonel ikame materyaller belirlenmelidir. Ancak fiyatı artırıcı ilave özelliklere, kalite güvencesi ve sürekliliği olmayan marka / firmalara veya istenilen fonksiyonu yeterince yerine getirmeyecek materyale karşı dikkatli olunmalıdır.
  • İhtiyaçların temininde, toplu alım yapmanın sağlayacağı yararlar ile stok politikası (elde bulundurma / bulundurmama maliyeti) beraberce göz önünde bulundurulmalıdır.
  • Tüm satın almalarda pazarlık yapılmalı, ancak pazarlık  esnasında  gerçek  dışı  beyanda  (vade,  ödeme koşulları, planlanan alım miktarı, senelik alım miktarı vb. bilgilerde) bulunulmamalıdır.
  • İşletme ile uzun zamandır iyi niyetle çalışmış, hizmet ve/veya ürününe güvenilen tedarikçilerle uzun ve kalıcı ilişkiler kurmak her zaman tercih edilmelidir. Ancak riskleri en aza indirgemek ve zaman zaman tedarikçileri kontrol etmek de gerektiğinden, her ihtiyaca yönelik tek tedarikçi yerine birden çok tedarikçinin alternatif olarak portföyde bulundurulması amaçlanmalıdır.
  • Eşit fırsat ilkesi doğrultusunda tedarikçi adaylarının, aynı şartları sağlaması durumunda aynı hak ve imtiyazlardan yararlanması sağlanmalıdır.
  • Sözleşmeli olarak çalışılan mevcut tedarikçilerin çalışma şartları periyodik olarak farklı firmalardan alınan tekliflerle karşılaştırılmalı ve piyasa araştırması yapılmalıdır. Sözleşmelerde gerektiğinde güncellemeler gerçekleştirilmelidir.
  • Süreç içerisinde karşılaşılan zorluklar ve aksaklıklar durumunda tedarikçiler bahane edilerek sorumluluktan kaçınılmamalıdır. Tedarikçilerle pasif ve yönetilmeye yönelik bir ilişki kurulmamalı, mümkün olduğunca tedarikçi ilişkilerini aktif bir şekilde yönetmeye yönelik çalışmalar yürütülmelidir.
  • İş ahlakı ve kanunlara aykırı davranan tedarikçiler öncelikle uyarılmalı, durumun değişmemesi halince ilişik kesilmelidir. Bu durumlarda işletmenin kurumsal ilişkiden dolayı zarar görmemesi için tedarikçilerle müeyyideleri net bir şekilde belirtilen bir sözleşme / sipariş formu haricinde çalışma gerçekleştirilmemelidir.
  • İşletmenin politika ve çalışma prensipleri hakkında tedarikçilere bilgilendirme ve yönlendirmeler yapılmalıdır. Tedarikçilere yönelik periyodik denetimler ve performans değerlendirme uygulaması gerçekleştirilmeli ve tüm bilgiler kayıt altına alınmalıdır.
  • Tedarikçilerden işletme  ile ilgili ürün veya hizmetimizin kalitesini arttırmaya destek olacak geri bildirimler (öneri, eleştiri ve şikayet) istenmelidir.
  • Tedarikçilerle yürütülen ticari ilişkiler esnasında edinilen gözlemler, bulgular ve tecrübeler değerlendirilerek kayıt altına alınmalıdır.
  • Tedarikçilerden kaynaklı kalite sapmalarına önlem olarak, alınan tüm hizmet ve materyallerin takibi ve kontrolü yapılmalıdır. İş süreci aksasa bile kontrol edilmemiş materyalin kabulü yapılmamalıdır.
  • Tedarik edilen tüm materyaller, türüne ve özelliklerine göre uygun çevre şartlarında ve en hızlı şekilde ulaşılabilir olarak depolanmalı ve tüın depolama işlemleri şahıslardan ziyade sistemlerin hafızalarında kayıtlı olacak biçimde gerçekleştirilmelidir.
  • Lojistik süreçlerinde termin ve materyal taşıma koşulları değerlendirilerek en uygun nakliye yöntemi belirlenmeli, uluslararası tedarik süreçlerinde materyal değerine ve lojistik riskine bağlı olarak sigorta kapsamı tanımlanmalıdır.
  • Çalışanlara kullanım amacı ile tahsis edilen tüm demirbaşların kaydı tutulmalıdır. Zimmet tutanağı ile tutanak altına alınmalı ve çalışanın demirbaşı iade etmesi veya işletmeden ayrılması durumunda zimmet devri gerçekleştirilmelidir. Demirbaşların periyodik bakım / onarım takipleri sistemli bir şekilde gerçekleştirilmelidir.

İşletmenin İnsan Kaynakları Politikası Nasıl Belirlenir?

Kurumsallaşma sürecindeki işletmenin yönetim anlayışı şu temel ilkelere dayanmalıdır: 

  • Fırsat Eşitliği,
  • Katılımcı Yönetim Ortamının Oluşturulması ve Şeffaflık,
  • Çalışma Koşullarında Sürekli İyileştirme,
  • Eğitim ve Gelişime Önem Verme,
  • Verimlilik / Performans Bazlı Adil Ücretlendirme,
  • İnsan Haklarına ve Yasalara Saygı.

Bu ilkeler çerçevesinde temel insan kaynaklan yönetim anlayışı genel hatlarıyla şu şekilde oluşturulmalıdır:

  • Kurumsal hedef ve stratejileri destekleyecek; değerler ile uyumlu, çağdaş insan Kaynaklan Yönetimi'ni uygulamak ve geliştirmek,
  • İşletme içerisinde bütün çalışanlara eşit fırsatlar sağlayarak adalet, tutarlılık ve güvenilirliği sağlamak,
  • Tüm birimlerin ortak çalışmalarıyla katılımcı bir insan kaynağı yaratmak ve konuşan, canlı bir organizasyon oluşturmak adına her çalışan ve birimin görüşlerini açıkça belirlemesini teşvik etmek,
  • İnsan kaynağını korunup geliştirilmesi gereken bir "değer" olarak, stratejik ortak haline getirmek,
  • Gerekli insan kaynağı ihtiyaçlarını bilimsel metotlarla doğru tespit ve analiz ederek, pozisyona en uygun ve kalifiye adayların işe alınmasını sağlamak,
  • Sonuç ve çözüm odaklı, işletmeden " biz" diye bahseden, sorumluluk alabilen, mesleki ve kişisel ahlak sahibi, idealist, her geçen gün düşünsel birikimine yeni bir şeyler katan personelle çalışmak,
  • Çalışanları, yetkinlik ve yeteneklerini yansıtabilecekleri pozisyonlarda görevlendirmek ve yapacakları işleri kendilerine açık ve net bir şekilde tanımlayarak bilgilenmelerini sağlamak,
  • Bireysel hedefleri kurum hedefleri ile bütünleştirerek, çalışanın performans gelişimini sağlamak, yatay ve dikey ilerlemeleri için teşvik ederek maddi ve manevi yönden ödüllendirmek,
  • Çalışanların işe başladığı andan itibaren gerek iş başı gerekse iş dışında düzenlenen eğitim programlarıyla gelişimine katkı sağlamak,
  • Geleneksel kültürün bir devamı olarak çalışanları seçerken ırk, dil, din, renk, cinsiyet, siyasi düşünce ve felsefi inanç ayrımı yapmamak,
  • Güvenli, sağlıklı ve huzurlu bir çalışma ortamı oluşturmak ve bu anlayışın işletmede sürekliliğini sağlamak,
  • Çalışanlara bilgi ve deneyimlerini birbirleriyle paylaşmalarını teşvik edecek ortam ve imkanlar sunmak,
  • Çalışanlardan işletme ile ilgili düşüncelerini öğrenmek ve işletmedeki kariyer gelişimleri ile ilgili kendilerine yönlendirici bilgiler vermek adına düzenli mülakatlar gerçekleştirmek, anketler uygulamak,
  • Çalışanların zayıf yönlerini tespit ederek, bunları kuvvetlendirmeleri için çeşitli olanak ve faydalarla çalışanları geliştirip, beklenenin üstünde başarı gerçekleştiren çalışanları ödüllendirerek sürekli başarıya doğru yönlendirmek,

İşletmenin Mali İşler Politikası Nasıl Belirlenir?

İşletme yönetiminin en önemli bölümlerinden birisi olan mali işler ile ilgili politikaların oluşturulması kurumsallaşmanın en önemli adımlarından birisidir. Etkin bir mali politika işletmenin ömrünü belirler. Özellikle ülkemizde mali yapı işletmelerin kaderini belirleyen en önemli unsurdur. Bu sebeple işletmenin mali işler politikalarını belirlerken oldukça hassas davranılmalıdır. İşletmenin mali işler politikası inşa edilirken şu hususlara dikkat edilmelidir: 

  • Mali işlemler; yasal düzenlemeler, genel kabul görmüş ilkeler, uluslararası standartlar ve tek düzen hesap planına uygun olarak kanuni süreler içerisinde yürütülmeli, tüm işlemler kayıt altında tutularak her an denetime açık bulundurulmalıdır.
  • Tüm kayıtlar entegre muhasebe sistemi / yazılımı üzerinden yürütülmeli, farklı program ve yazılımlar ancak destek amaçlı kullanılmalıdır.
  • Tahakkuk, tahsilat ve ödeme süreçlerinde acelecilik ile hız birbirine karıştırılmamalıdır. Acil veya acele işlem gerçekleştirmek için onay süreçleri ve kayıt işlemleri atlanmamalı, tüm tahakkuk, tahsilat ve ödemeler yasal prosedürler çerçevesinde yapılmalıdır.
  • İşletmenin mevcut durumunu görmesini ve geleceği planlamasını sağlayacak müşteri ve iş bazında mali ve finansal raporlar periyodik olarak ve zamanında hazırlanmalı ve raporlanmalıdır.
  • Resmi kurumlara gönderilmesi gereken belge ve bilgiler ilgili kurumlarca kabul edilen nitelikte ve formatta hazırlanarak kanuni süreler içerisinde gönderilmelidir.
  • Gerek işletmeyi gerekse müşterileri ilgilendiren tüm kıymetli belge ve varlıkların korunması ve muhafaza edilmesine özen gösterilmelidir. Hiçbir belge ve bilgi ilgisiz kişilere teslim edilmemelidir.
  • Ödeme ve tahsilatlar VUK, KVK ve KDV Kanunu’nun belirlediği ilke ve esaslara uygun olarak yapılmalıdır. Ödeme / tahsilat vade süreleri ve prensipleri işletmenin menfaatlerini koruyacak şekilde belirlenmeli, müşteri ve tedarikçilerin bu vadelere uygun hareket etmeleri sağlanmalıdır. Taahhüt edilen vadelere riayet edilmeli ve karşı taraftan da riayet etmesi istenmelidir.
  • Finans ve döviz piyasaları düzenli olarak takip edilerek işletmenin menfaatlerini koruyacak önlemler alınmalıdır.
  • Çalışılacak bankaların ve finans kuruluşlarının seçimi öncesinde piyasa araştırması yapılmalı ve bu araştırma sonrasında işletmenin değerleri, prensipleri ve menfaatleri göz önünde bulundurularak seçim yapılmalıdır. Daima alternatif teklif ve seçenekler değerlendirilmelidir.
  • Kısa, orta ve uzun vadeli kaynak gereksinimi durumunda işletmenin kurumsal kararı paralelinde kaynak ihtiyacını en uygun şartlarda temin etmek için gerekli araştırma ve çalışmalar yapılmalıdır.
  • İşletmenin maddi ve/veya manevi kayba uğramasını önlemek için mevcut ve özellikle potansiyel müşteriler sektör ve bankalar nezdinde ayrıntılı şekilde araştırılmalı, araştırma sonuçlan kayıt altına alınmalıdır.
  • Mali mevzuat düzenli olarak takip edilmelidir. Mevzuattaki değişiklikler ve güncellemeler mali süreçlere zamanında ve doğru şekilde yansıtılmalıdır. Yasal mevzuatlara uygunluk daima esas alınmalı, süreç ve kişi bazında farklı uygulamalar gerçekleştirilmemelidir.
  • Bütçeleme sistemi işletilmeli ve bütçe sapmaları izlenerek minimize edilmelidir.
  • Nakit akışları oluşturulmalı düzenli olarak kontrolü sağlanmalıdır.

İşletmenin Çalışma Politikası Nasıl Belirlenir? 

Kurumsallaşma sürecindeki işletmede, müşteri memnuniyetinin çalışan memnuniyetine bağlı olduğu prensibiyle hareket edilerek çalışanların işlerinden maksimum memnuniyet duymalarını sağlayacak bir iş ortamı oluşturulmalıdır. Kurumsal Anayasa’da işletmenin çalışma ilkeleri belirtilmelidir. Genel hatları ile çalışma ilkeleri şunlardır: 

  • Yöneticilerden, bölümlerindeki çalışanlarla, muhatap oldukları ve iş birliği yaptıkları kuruluşlarla, resmi ve yarı resmi kurumlarla, basın ve içinde yaşadığımız toplum ile aralarında sevgi ve saygıya dayalı bir iş ortamı oluşturmaları istenmelidir.
  • Çalışma ortamının verimliliğine ve rakım olgusuna zarar verecek psikolojik baskı ve şiddet gibi uygulamalardan kaçınılmalıdır.
  • Çalışıma ortamının ergonomik koşullarının (ses, ışık, ısı, yalıtım, havalandırma vb.) en yüksek verimi sağlayan, iletişim ve koordinasyonu elverişli ve kaliteli hale getiren, konsantrasyonu engelleyen tüm etkenlerden arındırılmış biçimde tasarlanmalıdır. Tüm çalışanlardan bu koşulları koruması ve geliştirmesi istenmelidir.
  • Kendine, işine ve çalışma arkadaşlarına saygı, düzenli, sistemli ve planlı çalışma ve temizlik işletmede tüm çalışma ortamlarında görülmek istenen tabloyu tanımlar. Bu ortamın sürdürülmesinden ve geliştirilmesinden tüm işletme çalışanları sorumlu olmalıdır. İşletme mensupları, müşterilere davrandığı kadar saygılı, iyi niyetli ve ilgili davranmalıdır. 

İşletmenin İletişim ve Gizlilik Politikası Nasıl Belirlenir?

Kurumsallaşma sürecindeki işletme, Kurumsal Anayasa ile belirlenecek iletişim politikaları ile kendi içinde işlerini sürdürmeye ve geliştirmeye yönelik bir iletişim sistemini oluşturmalıdır. İşletmede örgütsel iletişimin başarısı çalışan başarısını, bu başarı da işletmenin başarısını beraberinde getirecektir.. Bu iletişim sistemi, sözlü ve yazılı bilgi aktarımından (rapor ve kayıtlar, faks, mektup, e-posta, web-site), belgeleme ve dosyalama ile görüşmelerden (yüz yüze, telefon, toplantı) oluşur.

İşletme dışına yönelik haberleşmede , işletme çalışmaları ve ilişkileri hakkındaki bilgilerin. paydaşlar, aile ve arkadaşlar da dahil olmak üzere ilgisiz kişilere hiçbir zaman, kanuni veya hiyerarşik olarak haberi olması gereken kişilere de, gerekenin dışında aktarılmamasına özen göstermelidir. Bu bilgilere yazılı ve sözlü olanlar yanında ücretler de dahil edilmelidir. İşletme mensupları özellikle rakiplerle iletişim kurarken hiyerarşik olarak bir üst amiriyle konuyu paylaşmalıdır.

İşletme mensuplarının, işletme ile ilgili vereceği bilgi, yalnızca kurum itibarına hizmet edecek olumlu, saygılı, nazik, dikkatli, yardımcı, iyi niyetli ve disiplinli yaklaşım ve mesajları içermelidir. İşletmeye ait kanuni defterlerin ve diğer tüm bilgilerin ve belgelerin dışarıya karşı kesinlikle kapalı ancak yetki verilen denetçi, danışman vb. kimselere açık olmasına, her bir işletme çalışanı özellikle dikkat etmelidir.

İşletmenin Muhtemel Çatışma Alanları Nasıl Belirlenir?

Her işletmede, kişisel ve iş ahlakı yönüyle ne kadar kuvvetli olursa olsun, insan olarak her bir çalışanının kendi menfaatlerini ve işletme menfaatlerini karşı karşıya getirecek durumlar yaşanabilmektedir. Bu gibi durumlarda çalışanların kendine saygısının korunabilmesi için durumlarını gözden geçirmeleri, kendileri ve işletme için en uygun davranışı göstermeleri beklenen bir ortam yaratılmalıdır. Muhtemel çatışma alanlarına ilişkin izlenecek politikalar Kurumsal Anayasa ile belirlenmelidir. Bu politikalar genel hatları ile şu şekildedir:

  • Ortaklık, dostluk veya akrabalık gibi yakın ilişkilerin olduğu şirket veya kişilerle, Yönetim Kurulu'nun yazılı onayı olmadıkça herhangi bir iş ilişkisi kurulmamalıdır. Bu konuda aracı olunmamalıdır.
  • Tam süreli olarak işletmede görev alan çalışanların, günlük çalışmalarını sadece bağlı olduğu işletme için harcayarak mesaisini ve enerjisini başka şirketlere bölmemesi gerekmektedir. Bu nedenle çalışanlar mesai saatleri dışında kalan süreler, resmi tatil, haftalık ve yıllık izin günleri de başka bir işletmede çalışmamalıdır.
  • Çalışanlar, görevi gereği iş ilişkisi içinde bulundukları kimselerden değerli hediyeler kabul etmemeli ve ayrıca bu gibi durumlardan üstlerini haberdar etmelidir. Kredi açma, kefil olma, ağırlama, önemli bir işin halledilmesi, herhangi bir şekilde haksız kazanç sağlama da değerli hediye kabulüne eşdeğer durumlar olup bu hükmün kapsamı içindedir.
  • İşletme adına her türlü mal veya hizmet alımlarında, işletmenin şartlarına ve değerlerine uygunluk, kalite, fiyat vb.  kriterler  dışında ahlaki olmayan şahsi ilişkiler,  maddi ve manevi kişisel çıkarlar asla rol oynamamalıdır.
  • Hiçbir kişi ya da kuruluşa gizli ya da açık kanun dışı ödemelerde bulunulmamalıdır.
  • Çalışanların rakip şirketlerdeki çalışanlarla dostluk ve arkadaşlık ilişkilerinde kurumsal bilgilerin gizliliği ilkesine riayet etmeleri gerekmektedir.
  • Çalışanların işletmenin yatırım yaptığı veya yapmayı düşündüğü alanlara girmeleri engellenmelidir.
  • Her türlü iç ve dış ilişkilerde dürüstlük esas alınmalıdır. Doğru bilgi verilmesi, vaatlerin tutulması, müşteri ve yatırımcıların zamanında bilgilendirilmesi, ödemelerin tam ve zamanında yapılması gerekmektedir. Özellikle mali konulara etki eden ölçme ve değerleme hususlarında, rasyonel ve dürüst bir şekilde işlemler gerçekleştirilmelidir
  • İşletme adına yürütülen tüm faaliyetlerden ortaya çıkan bilgi, belge, materyal ve diğer çıktılar herhangi bir şekilde farklı yollardan maddi / manevi şahsi çıkar elde etmek için değerlendirilmemelidir.

İşletmenin Toplumsal ve Sosyal Sorumluluk Politikası Nasıl Belirlenir? 

Kurumsallaşma sürecindeki işletmede sosyal sorumluluk politikası Kurumsal Anayasa ile belirlenir. Genel olarak bu politikalar şu hususları içermelidir: 

  • İşletme tüm çalışmalarını toplumsal sorumluluk ve bilinç anlayışı çerçevesinde yapmaya özen göstermelidir. Faaliyetler yürütürken hizmet verilen kesim ve tüm insanlığa karşı üstlenilen sosyal sorumlulukların bilinciyle hareket edilmeli ve sorumluluklar duyarlılıkla yerine getirilmelidir.
  • İşletmede, faydalı kazanç ilkesi benimsenmelidir. Fayda verecek kazanç tüm paydaşların, içinde yaşadığımız toplumun haklı memnuniyeti ile sağlanır. Bundan hareketle işletme yatırımlarında çevre ve kamu sağlığı açısından ilgili mevzuata uygun olmasına özen gösterilmesidir.
  • İşletme, sosyal sorumluluk misyonu taşıyan projelere ve çalışmaya maddi-manevi katkıda bulunmayı, gerektiğinde bizzat içinde yer almayı ve bu anlayışın yerleşmesinde aktif rol almayı bir görev addetmelidir.
  • Bölgesel ve sektörel kalkınmaya önem verilmelidir. Bu bağlamda STK'lar, kamu ve özel sektörden kurumlarla işbirliği halinde olunmalıdır.
  • Çevre ile ilgili konularda zarar oluşmadan önleyici yaklaşım desteklenmeli, daha etkin bir çevre sorumluluğunun yaygınlaştırılması ve çevre dostu teknolojilerin geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması için girişimde bulunulmalıdır.

İşletmenin Özdenetim Politikası Nasıl Belirlenir?

Kurumsal Anayasa’da yer verilen her bir temel politikanın öz denetimi yapılmalıdır. Bu öz denetim genel olarak şu şekilde yapılmalıdır:

  • Her bir işletme çalışanının, genel prensiplere uyulmadığında yetkilileri uyarmakla yükümlülüğü bulunmalıdır. Bu husus işletmenin sürekliliğinin sağlanması ve çalışanların mutluluğunun korunması için vazgeçilmezdir.
  • İşletme çalışanlarının esas sorumluluklarından birisi, Kurumsal Anayasa prensipleri doğrultusunda öz denetime tabi tutarak düzeltmek ve geliştirmek olduğu kadar, bir diğeri de yine dostluk, sevgi ve saygı ortamını muhafaza etmek kaydıyla, bu prensiplerin yaşamasını sağlamak ve uygulanmasını engelleyecek hareketlerin düzeltilmesi için gerekli desteği vermek olmalıdır.
  • Tüm çalışanlar, işletme varlıklarını korumalı ve kaynakların ekonomik ve verimli kullanımını sağlamalıdır.
  • "Değersiz/önemsiz iş yoktur" prensibiyle her kademede ve her görevin kendine özgü sorumluluğu ve önemi olduğunun bilinciyle, işletme çalışanları yaptıkları çalışmaları Toplam Kalite anlayışıyla sürdürmelidir.